提高企业专利管理人员和代理人的沟通效率

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原标题：提高企业专利管理人员和代理人的沟通效率

企业专利管理，是企业专利管理人员在企业相关部门的配合和支持下，为在企业贯彻国家专利制度、促进企业技术进步和创新、促进企业提高经济效益而对专利事务进行的战略策划、规划、监督、保护、组织、协调等活动的总称。企业专利管理工作是围绕企业专利的申请、授权、保护、利用等方面所进行的工作，如专利申请、专利权的许可与转让、专利信息收集与利用、专利战略研究与运用、专利权的保护、专利纠纷的处理等事项。

从内容上看，则涉及专利管理机构的建立与专利管理人员的确定、专利规章制度建立与完善、专利产权管理、专利信息管理、专利利益分配与奖励等内容。其中企业专利事务的管理中一项重要的内容是专利申请，而专利申请中需要与专利代理机构及代理人进行沟通，而如何高效沟通从而加快代理人撰写速度，实现企业内部申请稿件快速处理是一个重要问题。

我认为应从以下几个方面进行沟通：

1、企业专利管理人员组织代理人对研发人员进行专利技术交底书撰写的培训

专利培训的对象包括企业领导者/管理层、中层经理、专利知识产权人员、研发/设计人员、市场营销人员、其他相关人员以及企业一般员工。其中，对于研发人员的培训是重中之重，因为他们是专利创造的源头，是公司技术发展战略和知识产权战略的重要执行者。代理人在培训时，应注意以下几点：

（1）现状摸底调查

清楚目前公司特别是研发及专利工作的状况。比如公司所处的行业/产业、所处发展阶段、愿景与目标、技术发展水平、研发进展，公司的知识产权战略与中长期目标、现有水平、制度建设情况、短期工作计划等，特别是研发人员目前对专利的认识、对专利信息的利用情况、撰写技术交底的情况、与专利部门的配合情况等等。这对于如何组织专利培训、提高专利培训的针对性和效果等等是非常重要的。

比如说，公司未来三年的目标之一是，在某技术领域取得突破进展，获得行业领先竞争优势；专利工作的目标包括打造高质量的专利组合、为创造领先优势保驾护航；而如果目前研发人员对于为什么要申请专利还缺乏认识，那么培训就要从提升研发人员的专利意识着眼；如果专利意识没有问题，而他们经常说写技术交底很麻烦，不知道到底怎么写才好，那么技术交底以及专利申请的撰写就是培训重点之一。

再比如说，研发人员经常会使用一些专利的概念或知识，但却使用不当（比如我的产品相比别人的专利有创新，就不侵权，或者我有专利，我的专利产品就不侵别人的权），那么我们就要有针对性的讲一讲、区分一下这些概念（比如告诉他们新颖性创造性与是否侵权时两码事，有专利也可能侵犯别人的专利权）。

（2）确定培训内容

对于不同对象，培训的内容会有差异。一般来说，对于研发人员的培训大抵有三个方面的内容（或者说一般研发人员需要了解的知识和掌握的技能）：

一是专利基础知识的培训。什么是专利，专利“三性”等待。

二是专利信息利用的培训，包括专利文献检索与分析，可有助于技术交底书撰写人员了解现有技术，从而重点突出本发明的创新点。

三是专利技术交底书撰写的培训，包括如何发掘/归纳/提升研发工作中的发明点，技术交底是什么/为什么重要，技术交底如何写，一般包含哪些部分，每部分有什么要求。这里讲述技术交底的撰写，必然要引入专利申请文件撰写的诸多要求和技巧，包括从无效、诉讼的角度讲述，为什么这样或那样撰写和提供这样那样的数据、材料。

培训人员需要根据不同的情况，确定不同的培训内容、培训重点（包括内容的深度和广度），以增强针对性和实效。还是要强调的是，对研发人员的要求一般不能与对专利人员的要求那么高，要根据情况，赶最重要、最需要的内容安排，要循序渐进，要考虑这些内容可能并不一定一次培训活动全部讲完、讲到位，可以重复的讲或从不同角度再讲。

（3）培训计划的制定与执行

培训计划说的是每一次培训活动/培训项目的计划或方案，简单点儿就是事先明确好讲什么、讲到什么程度和目的、什么时候什么地点讲、谁来听讲、谁来讲、怎么讲等等。注意要充分的与研发部门协调好，尽量不要占用他们过多的时间，争取以最经济的时间取得最大的效果。对于集团公司，还要根据研发人员的总体人数、地域分布、子公司分布等等考虑课时安排（比如还要考虑是集中授课，还是巡回宣讲）。

另外，讲义的准备和讲授方式也都是关键的考虑方面。课件PPT的编制最好讲求通俗易懂、循序渐进、图文并茂，多收集典型的案例，除了PPT外，也可以结合视频等更多活泼的方式。授课形式方面，最好能做到上下互动、交流讨论，参与式的课堂效果会好很多。培训前或培训中，如果能够请到公司高层领导到场讲话，那么专利培训将会获得研发人员更多的重视。

（4）培训计划的制定与执行

检验培训的效果，除了看课堂上的气氛，以及课后填写反馈评价表外，还可以考虑进行考试/考核。一般来说，可以采用开卷的形式，题型包括客观题（选择填空对错），也包括主观题（案例分析、操作报告等）。考试的时间，可以放在最后一节课之后马上进行，也可以放在课程结束之后一段时间内。考试/考核的成绩可以作为年底业绩考核的一部分，也可以仅仅内部掌握。培训以及考试结束后，要及时总结此次培训的得失（包括内容的适合性、研发人员的接受性、授课的形式、组织的细节等等方方面面的问题），为下一次培训项目打下更好的基础。

2、企业专利管理人员提前对技术交底书进行审查

企业专利管理人员在接收研发人员撰写的技术交底书后，从方案思路和创新性上进行审查之后，再交给代理人，可大大缩短代理人于研发人员的沟通时间，提高沟通效率。

企业专利管理人员在具体审查方案，可从以下几点开展:

（1）清楚描述现有技术及其缺点；

（2）清楚描述发明采用的技术方案；

（3）清楚描述发明技术方案的有益效果。

在满足前面3项基本要求的前提下，一般还需要进一步提供以下3个方面更详细的信息：

（1）较全面地提供相关实施例；

（2）提供产生有益效果的原因；

（3）提供附图并详细描述附图。

一份高质量的技术交底书，可以提高专利申请文件的撰写质量，有助于缩短后续的申请程序，而专利管理人员先对技术交底书进行一遍审查，可大大缩短申请时间。

3、企业专利管理人员监督研发人员及时与代理人沟通

专利代理人完成申请文件初稿后会发给研发审查审查，这时候研发人员由于各种原因，可能回复较慢，这时候企业专利管理人员需要随时监督研发人员尽快回复。

4、企业专利管理人员提前办理申请手续

申请文件在递交前，还需要办理委托书等相关手续，企业管理人员提前办理这些手续，也可节约时间。

综上所述，一份专利的快速申请需要代理人和企业管理人员共同努力，从而提高申请文件递交效率，实现企业和代理机构的共赢。

来源：三友知识产权

作者：郝博

编辑：IPRdaily王颖          校对：IPRdaily纵横君

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