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企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考

深度
知联社3年前
企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考

企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考

#本文仅代表作者观点,不代表IPRdaily立场,未经作者许可,禁止转载#


来源:IPRdaily中文网(iprdaily.cn)

作者:陈易华

原标题:关于公司法务管理的一些思考


法务是一个发现问题,然后提出问题、接着解决问题、最后再建立制度的过程。在第一阶段即“近期法务管理目标”阶段要把在这一实际解决问题的过程中的相应的小的制度建立起来,小的制度多了集合起来就是规范的全面的法务的管理制度;针对该症结给出相应的解决方案,然后建立针对该问题或系列问题的一套管理和解决制度。


法务部总的职责可以简单的概括为:公司法律风险的预防和控制;预防和控制,一个是事前的处理,一个是事后的处理,涵盖了法务应该做的工作:合同管理---预防,案件处理管理---控制,预防和控制的关系。


一个公司在事前预防的投入与事后救济的投入是成反比的:事前预防投入的成本大,事后救济的成本就小;事前预防投入的成本小,事后救济的成本就大,并且取得的效果还不会太好。所以,事后控制不如事中控制,事中控制不如事前预防。


进入到一个新的公司,对一个公司的法务管理可以分为三个阶段,包括:


一、近期法务管理目标:解决公司历史遗留的法务问题和/或当前存在的法务问题。


二、中期法务管理目标:合同管理制度的制定和实施。


三、法律风险防范体系的建立。


一、近期法务管理目标:快速阅读公司法务这一块工作的材料,可以快速的了解到法务部门曾经处理过的法务工作和当前正在处理的法务工作,公司对法务这一块工作的期望和指示,解决公司历史遗留的法务问题和/或当前存在的法务问题。


1、历史遗留的法务问题,包括:已经起诉的法务案件和未起诉的法务案件等;从过往的诉讼案件中可以发现公司在经营管理过程中都存在哪些漏洞,包括:


A、如合同履行过程中文件盖章的不规范、往来文件签发的不规范、合同往来资料档案管理管理的不完善、对对方违约证据如未能按时交货、交货的产品不符合质量要求等材料的保留不力等,导致的法律风险就是较大可能的不能胜诉;


有针对性的给出改善措施,包括:


合同履行中向对方签发的重要文书或函件如合同履行的催告或通知等,应要求对方签收盖章确认或采用邮政EMS寄发,并保存好签收材料或邮寄回执,必要时应采用公证方式保全证据;


同时建立合同形式制度、合同履行处理制度(合同履行监督检查制度)、合同存档制度,合同履行处理制度中包括对合同台帐的管理(合同台帐的目的就是事中控制)包括合同类别、合同主体、合同标的、供货时间、付款方式、付款日期等;合同的存档制度包括法律档案的管理,法务档案不仅包括合同副本、还包括诉讼文件、材料、以及非诉文件;


B、如在诉讼中,没有足够的证据证明对方欠款的事实,最直接的证据是欠条或者对账单,其次是发货材料证据,可现实的情况是:对账单没有、欠条没有、发货证据也不规范;而且对方还没有还款能力,这样就导致了后续的法律风险:诉讼存在不能胜诉和不能执行的障碍;


有针对性的给出改善措施,包括:款到发货,逐渐减少赊销;建立和落实对账制度;完善交货手续;合作前对客户进行资信调查,建立资信调查制度;等等。


2、当前存在的法务问题,包括:公司容易引发法律事件的习惯和规定、公司在高法律风险的事务中是否有法务措施,包括:


A、如从会签过的合同中,可以发现不同种类合同所存在的问题,如合同审查流程太随意、合同审批会签流程不规范等;


有针对性的给出改善措施,包括:


建立合同审查审批制度(合同审查会签制度),包括合同进行会签时,经办部门负责全程跟踪合同,负责合同的全程审批会签和盖章各个会签部门在进行合同审核时,如有修改的,一般可以在原文本上修改,但应在修改处标明修改人的名字,这样各部门的修改不至重复混乱,也可以让最后经办部门的主管领导统筹一下修改意见并决定是否采纳;


建立标准合同制度(格式合同制度),包括:


经常发生业务合同的业务部门或业务公司尚未制订标准合同文本的,可向公司法务部提出申请,由公司法务部对合同文本的通用性、使用频率等因素评估后,确定是否制订标准合同文本;法务部也可以主动推动标准合同文本的制定;除特殊情况外,凡是能适用公司标准合同文本签署相关合同的,应使用公司标准合同文本;


凡是使用公司标准合同文本签署相关合同的,法务部门不再对相关合同进行法律评审,公司业务部门、业务公司使用公司非标准合同文本签署相关合同的,仍按公司合同审查审批制度及流程进行合同评审。


B、如在合同评审过程中,法务部门的评审是其中一个环节,业务部门贯穿整个合同评审过程,业务部门由于合同评审过程的疏忽大意也会带来问题,如成本控制部门在一次的合同评审中给出的评审意见是“请附上具体产品及相应产品的价格清单”,业务部门以为只需要在合同中附上具体的产品及相应产品的价格清单就可以了,故合同审查审批流程继续朝下走,一切都好像很顺其自然,其他关联部门看了一下会签意见,认为业务部门已经落实了,走完所有合同评审流程签批盖章,而实际上成本控制部门的会签并未完成,业务部门需要将具体产品及相应产品的价格清单附上后再送到成本控制部门进行评审,但可惜的是业务部门没有走这道程序,法务部门也没有发现,事后成本控制部门发现本合同中给出的产品价格不合同价格高了,但是合同审查审批已经走完了,已经无法挽回,给公司造成了一定的经济损失;


有针对性的给出改善措施,包括:


建议改善原有的合同审查审批制度(合同审查会签制度),在合同审查审批制度中增加对合同评审用语的规范化内容和增加对合同评审流程进行复核(包括第二次评审,确认是否已经落实第一次评审的意见;第N次评审,确认是否已经落实前次评审的意见)的内容,如合同评审用语的规范化内容要求对所给出评审意见包括时间(什么时间给出的评审意见、评审意见中需要在什么时间对合同中内容进行完善和落实)、地点、人物(谁给出的评审意见、评审意见中需要谁来对合同中的内容进行完善和落实)、目的(给出评审意见的作用是什么,是用来完善什么或确认什么),成本控制部门给出的规范化的评审意见可以是“请XXX业务部门张某某于2016年X月X日早上10点前附上XXX产品及相应的价格清单(这个就是第一次评审意见),并送加我部门李某某对该XXX产品及价格进行评审,以确认XXX产品及相应价格是否合理”,业务部门遵照成本控制部门的评审意见给出了XXX产品及相应的价格清单并给到成本控制部门李某某进行成本核算以确认价格是否合理,价格确认合理后,成本控制部门可以给出第二次审批意见“于2016年X月X日某时收到XXX业务部门的产品及相应的价格清单,经我们确认,该XXX产品相应价格是合理的”,其他部门的合同评审用语包括第一次评审意见、第二次评审意见、第N次评审意见都以此上述评审意见内容为范本以此类推,这样合同评审用语就规范了同时因为具备合同复核流程这样也避免了信息不对等、疏忽大意等原因所带来的不必要的损失。


法务是一个发现问题,然后提出问题、接着解决问题、最后再建立制度的过程,在第一阶段即“近期法务管理目标”阶段要把在这一实际解决问题的过程中的相应的小的制度建立起来,小的制度多了集合起来就是规范的全面的法务的管理制度;刚开始的时候虽然法务工作相对被动一些,但被动中要开始尝试主动,比如说一个问题经常性的发生,那就应该提出这个问题并找出这个问题的症结,针对该症结给出相应的解决方案,然后建立针对该问题或系列问题的一套管理和解决制度。


二、中期法务管理目标:合同管理制度的制定和实施;合同管理是将法律融入业务的全过程,对公司业务从始至终进行法律监控,化解其中的风险,降低企业的风险,一个公司法务工作建立的标志是合同管理制度的制定和实施。


什么是合同?合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。


什么是合同审查?合同审查就是按照法律法规以及当事人的约定对合同的内容、格式进行审核;要审查合同如何成立或者是否成立,如何生效,或者是否生效,有无效力待定或者无效的情形,合同权利义务如何终止或者是否终止,相应的合同约定或者条款会产生什么样的法律后果呢,会产生什么样的民事法律关系,什么样的行政法律关系,什么样的刑事法律关系。


合同欺诈、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同约定不明确、合同履行跟踪缺失等等,都是因为合同的原因,导致的企业损失或者隐形损失,不真正了解公司业务,不清楚业务风险发生点,你的合同审查就做不到位。权利、义务、违约责任这些只是概念,除了要满足合同法等规定之外,更多地是要符合业务特点,从业务特点出发,找寻实质性内容,怎么样才能把合同审查做到位?


把合同审查做到位的解决措施,包括:合同来了,首先需要与该合同所涉及业务部门的相关人员进行沟通,了解该合同的背景,基于什么原因要签定本合同,本合同要在什么时间什么地点通过什么合作形式解决什么问题?大致了解合同是怎么回事后,就可以通读合同中的内容了,看合同中内容是否涵盖前述时间、地点、合作形式、问题是否能得到解决等内容,有了这些内容后,那本合同就是一个基本符合权利、义务的合同;但是这些是不够的,合同审查的最终目的是避免可能的风险没有在合同中约定,你的权利和义务其实就是你的风险隐患产生点,你有没有享受到相应的权利和尽到相应的义务,根据这些权利和义务的要求这些点,去按照合同的履行(权利和义务的实现)从轻微到慢慢严重去设定每一种风险的可能,还要想到极端的情况,法务就像医生给病人治病一样就是要考虑到最坏的可能,作最坏的打算,在最坏的情况下,合同的权利和义务应该如何来约定和履行;如果根据合同的背景和环境判断最坏风险出现在几率为零,如果没有这个最坏情况的权利和义务也是可以的,如果出现相应风险的几率不为零,则需要考虑在合同中如何填加这部分内容、在何处填加该部分内容;对合同审查的过程,是法务人员积累对公司各种业务合同的理解和运用,并对公司业务逐步熟悉的过程,对公司某一项业务不清楚的时候,要谦虚的请教业务部门的相应人员,不要想当然的认为合同中的条款应该这样应该那样。


一个合同的发生是从业务部门开始的,业务部门有对外合作的需要就产生对外合作的需求,合作的基本形式就是签订合同约定相应的权利和义务,本人觉得可以由业务部门相关人员来把合同的第一道关,即建立《合同内容形式审查制度》,合同的内容包括合同权利和合同义务,合同的形式包括当事人合意的表现形式 ,该《合同内容形式审查制度》对合同的形式和合同的内容作出规范的制度要求,要求业务部门的业务人员提供给到的法务部门的合同里的条款、权利、义务要至少满足该制度要求,包括:1、合同的形式条款;2、合同权利与合同义务。


1、合同的形式条款要求,包括:


A、当事人的名称或者姓名和住所:

当事人是合同权利和合同义务的承受者,没有当事人,合同权利义务就失去存在的意义, 给付和受领给付也无从谈起;


B、标的:

标的条款必须清楚地写明标的名称,以使标的特定化,能够界定权利义务的量;


C、质量和数量:

标的质量需订得详细具体,如标的技术指标、质量要求、规格等都要明确;

标的数量要确切,要选择双方共同接受的计量单位,要确定双方认可的计量方法,要应允许规定合理的磅差或尾差;


D、价款或酬金

价款是取得标的物所支付的代价;

酬金是获得服务所应支付的代价;

价款,包括标的物本身的价款,还包括供货过程中的运费、保险费、装卸费、保管费、报关费等一系列额外费用,它们由哪一方支付,需在价款条款中写明;


E、履行的期限

履行期限直接关系到合同义务完成的时间,涉及到当事人的期限利益,也是确定违约与否的因素之一;

履行期限可以规定为即时履行,也可以规定为定时履行,还可以规定为在一定期限内履行,如果是分期履行,还应写明每期的准确时间;

履行期限若能通过有关规则及方式推定出来,则合同欠缺它,也不影响成立;


F、履行地点和方式


G、违约责任


H、解决争议的方法

包括解决争议运用什么程序、适用何种法律、选择哪家检验或鉴定机构等内容。


2、合同权利与合同义务,包括:


A、合同的权利


B、合同的义务


C、合同关系的有机体性与程序性

合同权利和合同义务的选择权、解除权和追认权等。


因无权代理或限制行为能力订立的合同为效力待定的合同的风险和因对方当事人履约能力等风险的存在,法务部门首先需要对合同相对方的资信进行调查,以避免合同主体如前所述的风险,就有必要建立《资信调查制度》并建立相应的资信调查数据库并定期更新资信数据,该《资信调查制度》的内容包括:


1、对方公司的品质、能力、资本、抵押和条件;

2、对方公司与企业往来的历史记录;

3、对方公司的规模、财务状况、发展前景、自身的信誉、融资能力、偿债能力等。


在完成对合同相对方的资信调查后,就需要对合同进行审查和审批,审查内容我们在上述内容中已经阐述,那审批流程怎么走呢?那么就有必要建立《合同审查审批制度》,《合同审查审批制度》中审批的内容,包括:一般公司通用的审批制度内容外,建议增加对合同评审用语的规范化内容和增加对合同评审流程进行复核,该增加部分内容请参见前述内容,这样合同评审用语就规范了同时因为具备合同复核流程这样也避免了信息不对等、疏忽大意等原因所带来的不必要的损失。


不要以为合同签定后法务部门的工作就结束了,合同履行过程所涉及的法务问题也不少,仍然要对合同的履行进行跟踪和监督,如在诉讼中,没有足够的证据证明对方欠款的事实,最直接的证据是欠条或者对账单,其次是发货材料证据,可现实的情况是:对账单没有、欠条没有、发货证据也不规范,这样就导致了后续的法律风险:诉讼存在不能胜诉的可能,所以要建立合同履行的预警机制,建立《合同履行处理制度》和《合同存档制度》,避免因为违约而引发的不必要的诉讼 ,包括:


1、法务部门应监督业务部门按合同的约定全面履行自己的义务,并随时督促合同对方及时履行其义务,对合同履行中发生的情况应建立合同履行情况的台帐,包括:合同类别、合同主体、合同标的、供货时间、付款方式、付款日期等;

2、法务部门应及时对合同履行过程中的书面签证、往来函件、文书等材料进行整理、妥善保管原件和配合电子扫描件的保管,以备在产生争议或诉讼时做为证据使用;

3、业务部门向对方单位交付标的物、款项、资料或发票时,应向对方索取收条或签收凭证;

4、向对方单位发出通知时,应采取书面形式并由专人送达或快递邮寄,并由对方在通知(或回执)上盖章或对方授权代表在通知(或回执)上签名,并由业务部门收回并交到法务部门存档;

5、对合同履行过程中对方的违约情况,法务部门应及时查明原因,通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出违约及要求补救或索赔的报告;

6、当公司接到对方的违约或索赔报告后,法务部门应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔,业务部门不得未经法务部门的确认在对方出具的违约或索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章;

7、在合同履行的过程中,如果发现并有确切证据证明对方有下列情况之一的,应立即中止履行合同,并及时书面上报相关管理人员处理:


A、对方经营状况较恶化;

B、对方转移财产,抽逃资金,以逃避债务;

C、对方丧失商业信誉;

D、对方有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;


8、在对方发生合并、分立、改制、股权转让或其他重大事项以及对方的合同经办人员发生变动时,应及时对帐并确认双方债权债务;

9、履行合同约定的向公司付款义务的实际付款方如果不是合同签约对方,必须要求实际付款方向公司出具代付款说明,要求合同签约方向我方出具委托付款说明;

10、合同履行过程中如发生争议或纠纷,业务部门应及时向法务部门汇报,必要时组织外部律师进行研究、讨论,并应及时提起诉讼或仲裁,以免超过诉讼或仲裁时效。


关于合同管理制度的制定,还建议建立《标准合同制度》,包括:


经常发生业务合同的业务部门或业务公司尚未制订标准合同文本的,可向公司法务部提出申请,由公司法务部对合同文本的通用性、使用频率等因素评估后,确定是否制订标准合同文本;法务部也可以主动推动标准合同文本的制定;除特殊情况外,凡是能适用公司标准合同文本签署相关合同的,应使用公司标准合同文本;


凡是使用公司标准合同文本签署相关合同的,法务部门不再对相关合同进行法律评审,公司业务部门、业务公司使用公司非标准合同文本签署相关合同的,仍按公司合同审查审批制度及流程进行合同评审。


合同管理的目的与法务工作的目的一脉相承的,都是控制企业的法律风险,其中的预防更是合同管理的重点;企业的法律风险在合同中的体现可能都认识的比较清楚,如合同欺诈、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同约定不明确、合同履行跟踪缺失等等,都是因为合同的原因,导致的企业损失或者隐形损失的出现。那么合同管理就是为了解决这些问题而开展的,那怎么开展呢,本人认为可以通过建立上述的《合同内容形式审查制度》、《资信调查制度》、《合同审查审批制度》、《合同履行处理制度》、《合同存档制度》和《标准合同制度》等制度来控制当前存在的法律风险和预防未来要发生的法律风险;所有的合同管理制度都必须符合公司的业务实际,都必须建立在业务部门配合的基础上,要从帮忙业务部门的角度去考虑合同管理制度,使合同管理制度既能避免风险,又不给业务部门添加麻烦,任何过度影响业务的合同管理制度都不是好的制度,适用于业务的才是最好的合同管理制度。


三、法律风险防范体系的建立:企业法律风险包括基于法律规定、监管要求或合同约定,由于企业外部环境及其变化,或企业及其关联体的作为或不作为,而对企业目标所产生的影响;企业法律风险包括企业承担法律上的不利后果的可能性。


公司法律风险防范体系,包括:


1S、公司治理结构;

2S、公司合同风险防范体系;

3S、公司知识产权保护体系;

4S、公司人力资源风险防范体系;

5S、公司重大重组项目风险防范体系;

6S、公司法律风险预警机制;

7S、公司法律风险救济机制;

8S、公司法律培训体系;

9S、公司法律风险年度评估报告。


其中,1S、公司治理结构,包括:


A、因公司股权变动不规范引起的风险;

B、因股东会的召集召开程序不合法引起的风险;

C、因董事会运作不规范引起的风险;

D、引公司章程不规范引起的风险;

E、因管理层权限行使不当产生的风险;

F、因公章印鉴管理不当引起的风险


其中,2S、公司合同风险防范体系,包括:


A、因合同主体不适格产生的风险;

B、因代理权不明产生的风险;

C、因合同内容及条款不清晰产生的风险;

D、因合同效力产生的风险;

E、因争议管辖产生的风险;

F、因合同履行产生的风险;

G、因证据保管产生的风险。


其中,3S、公司知识产权保护体系,包括:


A、促进知识产权产出的制度;

B、员工发明创造权属的确定与分享;

C、技术成果申报制度;

D、知识产权申请、维持、放弃的评估和确定体系;

E、专利、商标、商业秘密的管理体系;

F、知识产权的监督及预警机制。


其中,4S、公司人力资源风险防范体系,包括:


A、人事招聘风险;

B、公司裁减人员方案设计与实施;

C、公司股权激励方案设计与实施;

D、公司薪酬体系方案设计与实施;

E、员工商业秘密保护方案设计与实施;

F、劳务派遣方案设计与实施;

G、公司改制、并购、重组中的劳动人事管理方案设计与实施;

H、实施重大项目人力资源状况背景调查。


其中,5S、公司重大重组项目风险防范体系,包括:


A、因尽职调查不彻底产生的风险;

B、因违反产业政策产生的风险;

C、因重组或投资程序不合法产生的风险;

D、因违反国有资产管理产生的风险;

E、因投资不实或资金不到位产生的风险;

F、股东财产与公司财产混同产生的风险;

G、因历史遗留问题处理不当产生的风险;

H、因审批或监管不当产生的风险;


其中,6S、公司法律风险预警机制,包括:


风险识别、风险评估、预警提示、动态反馈。


其中,7S、公司法律风险救济机制,包括:


A、对方违约的合同救济法律风险,包括:

A1、抗辩权的行使及法律风险;

A2、保全措施及法律风险;


B、己方违约的合同救济法律风险,包括:

B1、为对方提供违约证据的法律风险;

B2、不当成就解除条件的法律风险;

B3、违约责任约定不对称的法律风险;


C、不可抗力的合同救济法律风险,包括:

C1、通知义务及法律风险;

C2、减损措施及法律风险;


D、合同解除的合同救济法律风险,包括:

D1、长效合同缺乏解除条件约定;

D2、合同解除通知义务履行不当;

D3、合同解除后续事项约定不明。


其中,8S、公司法律培训体系,包括:


A、合同风险实务培训;

B、知识产权保护实务培训;

C、人力资源风险实务培训;

D、法律纠纷实务培训。


其中,9S、公司法律风险年度评估报告,包括:


A、日常运营法律风险年度报告;

B、业务合同法律风险年度报告;

C、人力资源法律风险年度报告;

D、知识产权法律风险年度报告;

E、其他方面法律风险年度报告。


关于法律风险管理过程,包括下图所示:


企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考


关于法务部门的职能架构,如果每个专业模块都是部门的话,可以设置法律事务中心,下辖:


企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考


法律事务部(可以承担上述9项职能中的1S、5S、6S、7S、9S职能项);

合同管理部(可以承担上述9项职能中的2S、4S职能项);

知识产权部(可以承担上述9项职能中的3S职能项);

诉讼部(如果诉讼业务较多的情况下,可以承担上述9项职能中的7S职能项);

关于9项职能中的8S职能项即公司法律培训是每个部门都要做的,可以由法律事务部来统筹协调。


关于法务部门的职能架构,如果每个专业模块都是组的话,可以设置法务部,下辖:


法律事务组(可以承担上述9项职能中的1S、5S、6S、7S、9S职能项);

合同管理组(可以承担上述9项职能中的2S、4S职能项);

知识产权组(可以承担上述9项职能中的3S职能项);

诉讼组(如果诉讼业务较多的情况下,可以承担上述9项职能中的7S职能项);

关于9项职能中的8S职能项即公司法律培训是每个组都要做的,可以由法律事务组来统筹协调。


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来源:IPRdaily中文网(iprdaily.cn)

作者:陈易华

编辑:IPRdaily王颖          校对:IPRdaily纵横君


注:原文链接企业IPR管理经验(五)|关于公司法务管理的一些思考点击标题查看原文)


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