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IP咨询顾问的商务写作经(下)

职场
清嘉9个月前
IP咨询顾问的商务写作经(下)

IP咨询顾问的商务写作经(下)

#本文由作者授权发布,未经作者许可,禁止转载,不代表IPRdaily立场#


来源:IPRdaily中文网(iprdaily.cn)

作者:张艳 科慧远咨询

原标题:IP咨询顾问的商务写作经(下)


商务写作的本质是——面向“甲方读者”的单向沟通。成功的商务写作,需要从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,面向“甲方读者”制造双向沟通的幻觉。IPRdaily已发布过“IP咨询顾问的商务写作经(上)(点击标题,查看全文)”,本文为IP咨询顾问的商务写作经(下)。


IP咨询顾问的商务写作经(下)


目  录


STEP 3:设定结构

STEP 4:写好“序言”

STEP 5:组织段落

STEP 6:打造质感


03、设定结构


搭建清晰的结构,能够让读者快速掌握写作思路,理解文档要点。那么,有人可能会问,作为职场菜鸟,怎么才能快速建立适宜的结构呢?


最简便的办法——遵循公司或前辈的成功“套路”。以我所在的IP咨询机构来说,公司每年承担大量的咨询项目,可“套路”的文档结构很多,如下面的三张图分别给出了项目建议书、专利侵权风险分析报告和科技创新类项目总结报告的一级结构。一般来说,对于新人,一级结构不要轻易创新,直接遵循模板是最有效的方式,把精力重点放在体现客户个性化需求的内容上更有意义。


IP咨询顾问的商务写作经(下)

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搭好大结构,接下来是写到哪儿算哪儿,还是初步规划一下文档的体量。我的个人习惯是,初步规划文档体量,并考虑各部分之间的结构平衡。


看看下面这张图,相同的身高、体重,不同的分布比例,视觉效果的差异是不是很大?至于肌肉和脂肪的差异,后面再讲。


IP咨询顾问的商务写作经(下)


下表以WORD文档为例,给出了不同长度报告的结构安排示例。


IP咨询顾问的商务写作经(下)


用两条规则总结“STEP3:设定结构”的要点:


Rule 2: 大结构用套路


Rule 3: 结构平衡


04、写好“序言”


前面我们提到,商务写作的本质是面向“甲方读者”的单向沟通,单向意味着读者想看就看,不想看就不看。为了吸引读者认真阅读,GET到我们想要传递的价值,再怎么强调开篇的重要性都不为过。


如何写出引人入胜的“序言”,《金字塔原理》同样介绍了一个经典模型——SCQA模型。


Situation情境——读者肯定认同的事实,取得信任,常以此为切入点;

Conflict冲突——读者面临的问题/困惑/隐患/机遇;

Question问题——如何解决问题,如何抓住机遇;

Answer答案——引出文章/报告主旨。


2012年3月,我们受客户委托开展国内大数据领域的专利分析。当时,大数据处于向各行业渗透的初期,不少行业意识到大数据应用是趋势,但对大数据的了解有限,这也是客户委托原因所在。经过3个多月的检索分析工作,项目组于5月初完成了报告初稿。


初稿的第一段话如下:


本报告的目的是分析国内大数据领域的专利布局态势,具体通过分析专利申请趋势、技术分布、研发热点、主要研究机构和发明人等信息,为大数据领域的技术研发和专利布局提供参考。


看到这个中规中矩、不痛不痒的开头,我感觉即便做了大量扎实的检索分析工作,这份报告也难以给客户留下深刻印象,甚至可能读了开头就想放弃。如何找到一个具有吸引力的情境,引导客户耐心阅读相对枯燥的专利分析报告?事实上,在项目实施过程中,项目组检索到美国白宫当年3月刚发布了“大数据研究和发展倡议”,为什么不把这则消息作为开篇的情境?于是,报告终稿的第一段话变成了:


2012年3月29日,美国白宫发布了“大数据研究和发展倡议(Big Data Research and Development Initiative)”,以此来推进从大量的、复杂的数据集合中获取知识和洞见的能力。该倡议涉及联邦政府的六个部门(美国国家科学基金(NSF)、美国国家卫生研究院(NIH)、美国能源部(DOE)、美国国防部(DOD)、美国国防部高级研究计划局(DARPA)、美国地质勘探局(USGS))。这些部门承诺将投资总共超过两亿美元,来大力推动和改善与大数据相关的收集、组织和分析工具及技术。


所以说,万事开头难,商务写作的第4条规则:


Rule 4: 开篇须“抓人”


05

组织段落


组织段落的黄金法则是MECE(Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive)原则。


相互之间可并列;

相互之间不重叠;

整体而言无遗漏。


笔者更倾向于认为MECE是一种分析方法,不仅适用于商务写作段落组织中的分组,在专利布局中的技术体系分解等工作中同样适用。网上关于MECE方法的介绍很多,大家可以自行学习和练习。


组织段落的核心在于利用MECE方法,找到段落组织的逻辑基础例如,基于因果关系、时序关系、结构关系、重要程度等等,因此,段落组织能力非常考验对专业内容的全盘掌握和分组归纳的能力。
 

IP咨询顾问的商务写作经(下)

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具体开始分段论述前,简单的总括句能够让读者清晰明了即将讲述的内容,但应注意在总括句中明确“合理上位”后的要点,举例说明:


IP咨询顾问的商务写作经(下)


政府文件中,“要点+阐述”的段落论述形式非常常见。在咨询报告中,段落论述也推荐采用“要点+阐述”方式,即先阐明本段要点,再具体论述。根据段落长度,要点可以是一句话,也可以是短语。


例1


要点是一句话


创新能力和竞争力明显提高,形成全球产业发展新高地。攻克一批关键核心技术,发明专利拥有量年均增速达到15%以上,建成一批重大产业技术创新平台,产业创新能力跻身世界前列,在若干重要领域形成先发优势,产品质量明显提升。节能环保、新能源、生物等领域新产品和新服务的可及性大幅提升。知识产权保护更加严格,激励创新的政策法规更加健全。


摘自:《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》


例2


要点是短语


3.逐步建立职务科技成果披露制度。高校应从源头上加强对科技创新成果的管理与服务,逐步建立完善职务科技成果披露制度。科研人员应主动、及时向所在高校进行职务科技成果披露。高校要提高科研人员从事创新创业的法律风险意识,引导科研人员依法开展科技成果转移转化活动,切实保障高校合法权益。未经单位允许,任何人不得利用职务科技成果从事创办企业等行为。涉密职务科技成果的披露要严格遵守保密有关规定。


摘自:《关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见》


Tips


  • 自己厘清内在逻辑,让读者理解你的逻辑,“序言+子结构”的方式依然有效;

  • 每一段话中,采用“要点+阐述”的方式永不犯错;

  •  阐述原因,建议举措等,至少3点,不超过“7”;

  • 整齐的结构很讨好;

  •  不好归纳的时候,不要忘记有一种分类叫“其他”。


同样,用一条写法规则来总结商务写作的步骤5:


Rule 5:应用逻辑顺序,分组归纳


06、打造质感


在戴素老师的课程中,提到语言的质感,我很喜欢这个说法。必须声明一下,为了让文章读起来比较轻松,本文的语言采用了“嘚啵”风,没什么质感(流汗ing)。


结合IP顾问的工作性质,我更想强调带给读者的专业感。也就是说,当读者阅读时,能感到作者很专业。


如何才能打造专业感?


答:采用最精炼的语句,准确表达尽可能多的信息。前半句强调如果能一个字说清,绝不用两个字;后半句强调表述准确,信息丰富。


我们先来说说后半句的事。


信息丰富不靠辞藻堆砌,要靠数字、事实、细节等“言之有物”的内容。商务写作中有个说法:只用形容词而不给事实,是糊弄。对此,我深以为然。


看看下面的两个例子。


例1


准备拜访客户的预约邮件


A:我想下周一去您公司拜访一下,好吗?我们的面谈将会很高效且富有成果。

B:我想下周一去您公司拜访,可否?大约占您30分钟,交流如下三个话题……


分析:A表述中的有效信息仅包含希望拜访的大致时间,然后是一厢情愿的面谈效果预期,对于受访者的决策毫无帮助。B表述带给受访者的有效信息明显增多,尤其是受访者最为关注的访谈时长和交流主题,这两方面的信息直接有助于受访者决策是否有意愿、有时间接受拜访。


例2


专利工程师的工作小结


A:2019年工作受领导肯定,受到同事好评。

B:2019年工作业绩突出,在知识产权和法务部的年度绩效评估中排名居首。


分析:A表述中,尽管提及“领导肯定”、“同事好评”,但因缺乏事实和数据支撑显得自说自话;B表述通过数据说话,工作业绩突出的总结显得有理有据。


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再来说说前半句的要求——语音的精炼。


还记得前面讲结构平衡的时候那张图吗?肌肉男和大肚腩,脂肪和肌肉带来的“质感”,差异还是巨大的。每次看到下面这张图,都会激起我下楼跑步的冲动。


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乔治·奥威尔(George Orwell)所著的《政治与英语》中,提到了英文写作的六条基本规则,下面两条同样适用中文商务写作。


如果一个字能说清,不要用两个字。

但凡一个字能删掉,一定要删掉。


例1


A:这是一个好兆头。

B:这是一个很好的兆头。


分析:关于这个例子,哪种表述更有力量,在我们内部讨论的时候出现了不同的观点。部分同事认为在性质形容词前加上诸如“很”、“非常”这类的程度修饰词会更有力度。反复咂摸后,我更倾向于第一种表述,短句的力量耐人寻味。


例2


A:根据检索的数据,截止到2019年12月31日,A公司已经累计申请了700多项专利。

B:截至2019年12月31日,A公司累计申请专利712项。


分析:在专利分析报告中,第一章通常会给出检索条件、检索范围和数据,因此,无特殊声明时,分析报告中的数据均依据检索结果,在报告中无需再次声明;同时,数据应尽可能给出准确数字。


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打造语言质感的规则:


Rule 6:用精炼的信息化语言


最后用一张表,总结一下商务写作的六大步骤和对应的写作规则。


IP咨询顾问的商务写作经(下)



相关阅读:

IP咨询顾问的商务写作经(上)


来源:IPRdaily中文网(iprdaily.cn)

作者:张艳 科慧远咨询

编辑:IPRdaily王颖          校对:IPRdaily纵横君


IP咨询顾问的商务写作经(下)点击图片,查看专题详情!


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