专利代理人：专业化从写好E-MAIL开始

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文/IPRdaily特约撰稿人牟昌兵

【小D导读】

电子邮件简称为E-MAIL，是一种广泛使用的商务沟通工具，如何撰写一封规范、合格的电子邮件对于专利代理人而言至关重要。

电子邮件简称为E-MAIL，是一种广泛使用的商务沟通工具。专利代理人更是每天都在使用电子邮件，电子邮件是专利代理人给客户的第一印象。规范、合格的电子邮件不一定能为专业水平加分，但是一封糟糕的电子邮件却会让客户对你的印象大打折扣。如何撰写一封规范、合格的电子邮件对于专利代理人而言至关重要。

在专利代理人与客户邮件沟通中，基于职业本身的严谨性和高效沟通的需求，对电子邮件使用规范要求较高。但是现实中，仍然存在很多问题，例如邮件主题不明确，正文内容缺乏逻辑等，这些都会影响客户对专利代理人专业能力的评价，降低沟通效果。

本文从电子邮件的撰写规范和使用注意事项两个方面进行介绍。

电子邮件的撰写规范

电子邮件一般包括：信头、主题、称谓、正文、签名档，以及附件六个部分。

信头：注意抄送和密送的使用

信头部分包括三域：收件人（TO）、抄送（CC）和密送（BCC）。TO、CC、BCC域允许你指定合适的策略让收件人接收信息。

TO：为那些与邮件信息极度相关且随时需要作出回应的人准备的。如果你认为谁与此极度相关，你应该把他们包含在TO域中。

CC：用来发送给那些你认为应该知道这件事情但又不是特别相关的人，他们仅仅需要知道事情的进展而不需要为此做出回应；

BCC：被用来当你希望其他人收到这个邮件，但你不想除收件人以外的人知道他收到了这封邮件。当人们收到邮件，他们能看到TO和CC域的收件人，但看不到BCC域的收件人。

1.如果发送和抄送的人员较多，应当注意TO和CC域中的各收件人的排序。比如按照部门排序、按照职位从高到低排序。

2.在邮件的开头把所有你认为相关的人都写进来是个不错的方法，这样你可以让别人知道谁参与了此事。如果收件人超过4个人，最好以“大家好”、“各位好”等作为开头。

主题：简明扼要、重点突出

1.主题应该是收件人需要了解的最重要的信息，并体现邮件核心内容。例如，一封临近官方时限的OA答复返稿邮件，最好在主题中标明官方时限，以提醒收件人及时处理。

2.主题应该是具体的和描述性的。例如，通知会议的邮件主题不应该是“电话会议”，而应该是“XXX专利讨论电话会议-2015.03.11上午10:00”。

3.主题中应该指明邮件涉及的案件信息。案件信息包括：该案客户编号、代理方编号、案件进展。为了便于客户操作，最好将客户方信息列在最前端。如果是与技术人员的邮件往来，客户编号可以替换为技术人员拟的发明名称，以便技术人员了解当前邮件涉及的内容。案件进展可以是第几次返稿等。

4.如果是主题就能够表达清楚整个邮件的内容，最好在邮件主题结尾处标记“无内文”、“完”等，以提醒收件人无需打开邮件正文。例如，“烦请提供XXX专利技术交底书，谢谢！（无内文）”。

5.回复对方邮件时，可以根据需要修改邮件主题。至于是否使用自动显示的“RE：XXX”或者“答复：XXX”则各有利弊，好处在于收件人能够直接了解邮件是对那一封邮件的答复，坏处是这往往导致邮件标题冗长。值得注意的一点是，应该删除一些邮件系统自动添加的信息，例如安全性标识等。

6.在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识。这样做的目的是让收件人了解这封信的轻重缓急。对于专利代理人而言，最多的还是涉及到时限的邮件。

称谓：礼貌得体是关键

1.邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

2.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。如果搞不清性别，一般情况下按“X工程师”称呼。

3.避免称呼全名和英文名。尤其是不熟悉的人，更不宜直接称呼全名，对级别高于自己的人也不宜称呼全名。

正文：简明扼要

1.正文要简明扼要，即应简明扼要的说清楚事情。可以按照「金字塔原理」将要点有条理的罗列出来，也就是对内容进行归纳然后分点罗列。行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

2.如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。这尤其适用于通过邮件进行技术沟通，可以将沟通内容批注在附件中，一来便于对方查看，二来邮件中没有细节内容确保不会泄密（附件一般有加密）。摘要介绍可以写明：1）附件中涉及的问题个数；2）每个问题对应的页码等。

3.一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

4.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文电子邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文电子邮件，注意拼音输入法带给你的同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

5.注意正文的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

6.正文格式要规范。可以遵循4大基本原则：a.亲密，相互关联，意思相近的内容应该放在一起，可以通过设置段间距区分内容分组；b.对齐，保证页面上的某两个元素之间总是围绕一条直线对齐，例如缩进相同；c.对比、有意识地增加不同等级元素之间的差异性，要么相同要么完全不同,例如通过不同的缩进体现；d.重复，分析页面元素等级后，选取相同等级的元素来重复，例如每一个大点的缩进相同，同时每个同一级别的小点缩进及间距相同。

7.合理提示重要信息。重要的信息需要提示，但不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

签名档：简短的、专业性的署名

1.每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

2.签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

附件：切勿遗漏添加附件

1.如果邮件中带有附件，应该在发送之前检查是否遗忘，并在正文中提示收件人查看附件，附件文件命名应当符合收件人保存，以收件人无需重命名为原则。

2.邮件中带有多个附件时，则正文中（一般为结尾）应将附件数量、内容，标题列明。附件最好不超过4个，附件数量太多时应该压缩打包。

3.如果附件有密码，在添加附件之前，应该先用密码尝试打开附件，以测试密码设置是否错误，以防收件人无法打开附件。如果事先未约定密码，则应该在正文中说明密码设置规则，或者以其他方式告知对方附件的密码。

电子邮件使用注意事项

1.避免过多的邮件。相比电话，邮件的优点是，我们可以重复的阅读沟通内容。对于重要、复杂、需要准确理解的问题，邮件可以保证信息完整地传达给收件人。不过，过多的邮件也会给对方造成麻烦，因此，要避免任何事情都发邮件。

2.如果需要作为证据，建议使用电子邮件。往来的邮件还可以成为沟通的证据。这对专利代理人尤其重要。举两个例子：

a.与客户存在分歧时，用邮件向客户说明自己的专业判断，让客户来选择最终方案，一来可以尽到代理人的责任，二来邮件内容可以作为证据，将来出现问题时可以避免不必要的麻烦；

b.大多数客户都会指定专利申请递交期限，专利代理人有义务和责任提醒客户及时处理以便在指定期限内完整专利申请，在指定期限之前定期发提醒邮件是很有必要的，一来及时的提醒可以保证专利申请过程顺利，二来邮件可以作为代理人尽到提醒义务的证据。

3.电话和电子邮件配合使用。电子邮件的实时性较差，对方回信可快可慢，更甚的是对方可能根本就不回复你的邮件。所以，急需对方回应的事情，最好打电话，或者一个电话配合一封邮件。

4.最好使用公司邮箱，避免使用个人邮箱。一方面，专利申请中涉及到保密技术资料，很多客户会对邮箱地址进行检测，私人邮箱的邮件可能被屏蔽；另一方面，私人邮箱在一定程度上降低客户对公司的印象。

作者：IPRdaily特约撰稿人牟昌兵微IP 编辑：IPRdaily 赵珍 ----------------------------- 【近期活动推荐】

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