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信息时代,帮助小型律所突围的13个建议

产业
芭儿4年前
信息时代,帮助小型律所突围的13个建议

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信息时代,帮助小型律所突围的13个建议


听过有关人工智能发展报告的人,都难以避免的假设很多专业人士将会在5到10年内被机器取代,律师也难以幸免。要知道新发展可能需时多年才会浮现显著影响,但当影响出现时,可能会十分巨大。例如,利用氢燃料电池车作为清洁能源解决方案,减少二氧化碳排放量,已经讨论了超过20年。日前,丰田宣布将开始生产氢燃料电池车,但可能最快要到2025年才会见到它们在道路上广泛使用。

 

不是要等到新发展的影响全面出现时,我们才去留意,因为到时或许为时已晚。及时对它们作出经过考虑而适度的反应,是必要和恰当的。

 

对于律师来说,尤其是小型律师事务所的律师,重大改变带来的挑战可能很大。例如,在香港,取消物业转让律师定额收费是一个翻天覆地的变化,对许多律师事务所产生不利影响。但是,那些幸存的律师事务所适应了新环境,修订经营模式,继续发展。

 

适当为改变作好准备,洞悉时机,需要良好的判断能力。较小型的律师事务所面对众多大型甚至国际性律师事务所,似乎是不可能的挑战。较大型的律师事务所可以投入大量时间和资源发展信息科技,重新设计其业务。有些律师事务所在本国或成本较低的地区设立日益复杂的处理中心。这些投资可为它们取得可观的经济回报,因为它们有足够的工作量去保持这些中心全面运作。面对这个似乎是信息科技的军备竞赛,较小型的律师事务所如何能保持竞争力?

 

我们建议13个方法,令较小型律师事务所能够在科技时代与时俱进。

 

1、策略

 

清晰自己想要怎样的客户,想为他们做什么工作。问问自己,特别是比起竞争对手,你提供的服务与客户相关吗?有吸引力吗?你想做的工作价格敏感吗?你的专业技能和服务值回价格吗?你提供的服务可以赚取合理利润支付合伙人薪酬之余,也足够未来投资于业务吗?

 

2、客户

 

知道客户和目标客户的信息科技水平,对了解你需要提供什么服务和怎样提供这些服务至为关键。年轻客户与互联网和社交媒体一起成长,他们期望你能自如地使用这些模式。其他的客户也会有不同的需求和期望,你的服务需要与此保持一致。

 

3、灵活

 

大型律师事务所可能有更多钱去投资,但推出产品或更改程序可能需时数月甚至数年。相反,小型律师事务所如果愿意,往往可以在几天之内采取改变。行动迅速意味着从找到机遇到推出市场,较小型律师事务所占有「先行者」的优势。

 

4、利用

 

很多律所只使用其办公系统功能的一小部分,这是可悲的事实。真正了解现行信息科技系统能够提供什么,找出价格相宜的附加组件,就可以在不增加或增加很少成本的情况下,显著改善功能范围。

 

5、赋权

 

人们通常认为,新想法一定要由律师事务所合伙人提出。但是,年轻律师和辅助人员往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓励和授权,他们乐意提出建议,有助显著提升业务。让他们参与其中,不仅对业务有利,或许还能增加他们的积极性,提高员工留任率。我见过有年轻律师帮助律师事务所开发应用程序,涵盖客户关注的事宜,让客户透过移动设备轻易取得信息。

 

6、不要拯救世界

 

有人倾向认为,要与时俱进就代表要投资于万能的信息科技系统。当然,重大的升级有时是必需的,但更重要是实事求是,认清需要什么,会用什么,客户期望什么,客户想要什么。正如上文第4点提及,充分了解当前系统的能力,最少可以推迟重大投资。对于一些律师事务所而言,使用云端来保存数据,或可降低任何信息科技升级的资本成本,流动读取文件和信息亦更便利,前题是要注意以下第12点提到的安全问题。

 

7、具针对性

 

了解客户需求,有助提供满足他们需要的产品和服务。例如,英国一家小型产权律师事务所开发了一个简单的系统自用,将所有关键文件、租赁到期日期、租金检讨、维修义务等等电子副本开放给客户查阅,令负责产权的律师和客户都可随时查看资料。他们利用简单的样板系统,确保信息保持更新。链接重要的租金检讨和其他日期的日历系统,有助确保所有通知都及时发出,大大降低专业疏忽导致索赔的可能。这个应用开发成本低廉,并适用于所有产权组合。亦有小型律师事务所开发信息科技系统来分析保险索赔,并开放数据予客户,从而以最低的额外成本,将客户关系显著增值。

 

8、社交媒体

 

有些律师对在业务上使用社交媒体感到不安,这点可以理解。然而,Linked In、Facebook或Twitter可以是与客户保持一定接触的有效途径。在英国,有律师事务所用Facebook寻找在办公室附近范围内新近订婚的夫妇,经过一些筛选,律师事务所能够为他们提供一个定额价格的婚前协议。这个使用社交媒体的方法或许不很浪漫,但律师事务所因而接触到潜在客户群,否则这群人可能永远不会聘用这家律师事务所。

  

9、网站

  

网站是律师事务所一个日益重要的窗口。它适用于移动设备吗?它有更新吗?它包含有趣吸引别人的资料吗?大多数律师事务所的网站出奇地差。开发一个优秀网站的成本不高,而且真正有助展示创新和对客户友好的形象。

 

10、检查

 

律师事务所需要检查它们的工作,仔细考虑指令的每个部份应由谁做,应怎样做。同时,有必要使用先例样板、智能草拟工具和基本知识和培训制度,以尽快提高律师或律师助理的能力水平。这通常又被认为需要大量投资。事实并非如此。一些简单的工具,可以快速提高工作效率和工作满意度,但这确实需要花点时间来分析工作的种类及可委派的职责。待新方法有效运作,也需要投资一时间。但是,如果做得好,结果应该可以在6个月内开始呈现。

 

11、无纸化

 

许多律师似乎认为办公室内纸张堆积如山是身份象征,或者是张安全毯。单单使用电子邮件或更先进的程序或扫描仪,律师事务所无纸化是完全可行的。这样数据不但更容易取得和检索,如果适当备份,比起纸张文件更安全,更重要的是节省宝贵的办公空间。

 

12、安全

 

黑客和垃圾邮件发送者变得狡猾,律师事务所都面临更大的业务、财务和声誉风险。保持安全系统更新,提防危险电邮是必要的。快速上网搜索一下,很容易知道流行的骗局,提高警觉。一些基本内部管理,例如定期更改的计算机密码,是最小的第一步。

 

13、有好奇心

 

我们很容易认为,我们已有做事的方式就能够提供最佳的服务。不幸的是,这极为鲜见。我们应该对新的工作方式、不断变化的客户期望和新产品持开放态度,保持新鲜感去令服务素质不断提高。这并不等于盲目追求时尚,但确实需要一定程度上意愿公正、客观地看待工作的方式,不断努力提供更快更好的服务。

 

科技时代为律师带来的挑战很多,但可能带来的机遇更多。较小型的律师事务所不能仅仅生存,只要保持开放,适应新环境,它们一样可以在这个环境突围而出。



来源: “标典律师”微信号 

作者:Tony Williams  ,Jomati国际法律管理顾问公司负责人

编辑:IPRdaily 王梦婷


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